نظام السجل التجاري الجديد في السعودية: ما الذي تغيّر على صاحب المنشأة؟

افتتحت متجرًا، ثم قررت إضافة نشاط آخر وفتح موقع في مدينة ثانية. قد تبدأ بالبحث عن سجل جديد لكل فرع، بينما السؤال الأهم الآن هو: كيف تُثبت أنشطتك وفروعك وبياناتك في القيد الصحيح؟ النظام الجديد غيّر طريقة التعامل مع السجل، لكنه لم يجعل التراخيص والعقود والتزامات المنشأة إجراءً واحدًا.

أهم ما تغيّر: التاجر يُقيد مرة واحدة وإن تعددت أنشطته وفروعه، فلا سجل فرعي لكل فرع (المادة 6 من اللائحة)، ولأصحاب السجلات الفرعية القديمة مهلة خمس سنوات من نفاذ النظام لتصحيحها قبل شطبها. وصار على التاجر تحديث أي تغيير في بياناته خلال 15 يومًا (المادة 10)، وتقديم تأكيد سنوي للبيانات وإلا عُلّق قيده (المادتان 11 و15). والمخالفة قد تصل غرامتها إلى 50 ألف ريال (المادة 21).

وإذا كانت شركتك مرخصة في إحدى المناطق الاقتصادية الخاصة بجازان، أو الحوسبة السحابية المعلوماتية، أو مدينة الملك عبدالله الاقتصادية، أو رأس الخير، فالمرسوم الملكي م/140 لعام 1447هـ استثناها من نظامي السجل التجاري والأسماء التجارية، وتنطبق عليها تنظيمات تلك المناطق.

سجل واحد للتاجر وإن تعددت أنشطته

صدر نظام السجل التجاري بالمرسوم الملكي رقم م/83 بتاريخ 19/3/1446هـ. وتقرر المادة السادسة من لائحته التنفيذية أن التاجر يقيد مرة واحدة، حتى إذا تعددت أنشطته وفروعه. المقصود وحدة قيد التاجر نفسه؛ فإذا كان الشخص يملك حصصًا في شركات متعددة، فلا يعني ذلك أن هذه الشركات تصبح تاجرًا واحدًا.

وتسمح المادة التاسعة من النظام بقيد أنشطة مختلفة دون اشتراط التجانس بينها، مع مراعاة الأنظمة المرتبطة بهذه الأنشطة. يمكن إذن أن تتنوع الأعمال، لكن قيد النشاط لا يغني عن الترخيص الذي تتطلبه الجهة المشرفة عليه.

ولأصحاب السجلات الفرعية القائمة قبل نفاذ النظام مهلة خمس سنوات تبدأ من نفاذه لتصحيح أوضاعها، وتُشطب جميع السجلات الفرعية بانتهاء المهلة وفق آلية تحددها وزارة التجارة (البند ثالثًا من المرسوم الملكي م/83 لعام 1446هـ). لذلك لا تفترض أن كل سجل فرعي قديم اختفى فورًا، ولا تتعامل معه باعتباره وضعًا دائمًا.

ووضعت وزارة التجارة «آلية تصحيح أوضاع السجلات التجارية الفرعية» بثلاثة خيارات: تحويل السجل الفرعي إلى شركة جديدة تنتقل إليها تراخيصه وموافقاته وأنشطته، أو نقله إلى شخص آخر غير مقيد في السجل التجاري، أو شطبه فترتبط تراخيصه وأنشطته بالسجل الرئيسي. وإلى أن تصححه يبقى عليك التأكيد السنوي لبياناته. وعند انتهاء المهلة يشطب المسجل كل السجلات الفرعية، ويحجز الاسم التجاري المرتبط بكل منها ستين يومًا من شطبه.

وانتبه لمهلة الترخيص: إذا قيدت نشاطًا يحتاج ترخيصًا، فعليك الحصول عليه خلال تسعين يومًا من قيد النشاط، وإلا شطب المسجل قيد النشاط ما لم يمدد المدة (المادة 4 من اللائحة). وعليك تقديم بيانات الحساب البنكي خلال تسعين يومًا من القيد (المادة 3 من اللائحة).

البيانات أهم من صورة الشهادة

يتضمن طلب القيد بيانات منها الاسم التجاري، والشكل النظامي، ورأس المال، والمديرون وصلاحياتهم، وعنوان المركز الرئيس. وهذه ليست تفاصيل شكلية؛ فقد يتعامل مورد مع مدير قديم أو يرسل مطالبة إلى عنوان لم يعد صحيحًا.

تلزم المادة العاشرة التاجر بتحديث البيانات خلال خمسة عشر يومًا من حدوث التغيير. فلا تنتظر موعد التأكيد السنوي لتعديل تغيير وقع اليوم. وتقرر المادة السابعة عشرة أن البيانات المقيدة حجة للتاجر أو عليه، وأن البيان الواجب قيده أو تحديثه لا يحتج به على الغير قبل قيده أو تحديثه، مع إمكان احتجـاج ذي المصلحة به على التاجر.

عمليًا، احتفظ بقرارات تغيير الإدارة، ومستندات العنوان، وطلبات التحديث، وإشعارات إنجازها. إذا ظهر اختلاف بين العقد والسجل، فإن تاريخ كل مستند قد يساعد في فهم الوضع وقت التعاقد، بدل الاكتفاء بصورة حديثة لا تشرح الماضي.

التأكيد السنوي لا يلغي واجب التحديث

أوجب النظام تقديم تأكيد سنوي للبيانات. وحددت المادة العاشرة من اللائحة تاريخ الاستحقاق بتمام سنة من القيد، مع جواز التقديم قبل الاستحقاق بثلاثين يومًا. الفكرة أن تراجع بيانات المنشأة وتؤكد صحتها دوريًا، لا أن تؤجل كل تعديل إلى نهاية السنة.

والمقابل المالي للتأكيد السنوي هو نفسه مقابل القيد، ويحدده الجدول الملحق باللائحة (المادة 18): 500 ريال للمؤسسة الفردية، و1,000 ريال لشركة التضامن والتوصية البسيطة، و1,200 ريال للشركة ذات المسؤولية المحدودة، و1,600 ريال لشركة المساهمة والمساهمة المبسطة وفرع الشركة الأجنبية. وكل تحديث للبيانات بمائة ريال، ومستخرج البيانات التفصيلية بمائة ريال.

إذا لم يقدم التأكيد خلال تسعين يومًا من استحقاقه، يُعلق القيد بعد إنذار التاجر بأربعة عشر يومًا. ويترتب على التعليق تعليق جميع التراخيص الصادرة للقيد، ويبقى التعليق سنة يمكن خلالها رفعه بتقديم التأكيد وأداء المقابل والغرامة. فإذا انقضت السنة دون ذلك، يُشطب قيد المؤسسة الفردية، أما الشركة وفرع الشركة الأجنبية فلا يحق لهما طلب رفع التعليق، وللوزارة المطالبة بحل الشركة (المادة 15).

عرض بيانات السجل والغرامات

على التاجر عرض بيانات قيده من خلال الرمز الإلكتروني الموحد في مكان واضح داخل المتجر وخارجه، وعلى موقعه الإلكتروني إن كان يمارس التجارة الإلكترونية (المادة 16 من النظام والمادة 14 من اللائحة). ومن قدم بيانات غير صحيحة، أو لم يقيد، أو لم يحدّث، أو لم يقدم التأكيد السنوي، أو لم يعرض البيانات، يعاقب بغرامة لا تزيد على خمسين ألف ريال، ويجوز مضاعفتها عند التكرار خلال ثلاث سنوات (المادة 21). وجدول المخالفات في اللائحة يحدد لكل مخالفة غرامتها، فعدم تحديث البيانات مثلًا خمسمائة ريال (المادة 19 من اللائحة).

مثال: توسيع متجر قائم

صاحب مؤسسة يبيع الأدوات المنزلية، ويريد إضافة نشاط آخر وافتتاح فرع. يبدأ بمراجعة النشاط المطلوب ومتطلبات ترخيصه، ثم يحدّث بيانات قيده ويستكمل ما يلزم للفروع. لا يستنتج من وجود سجل واحد أن موقعًا جديدًا أصبح مرخصًا تلقائيًا.

وفي المقابل، يستطيع المورد الذي سيتعامل معه أن يتحقق من بيانات التاجر وحالة القيد وصلاحية الموقّع. وجود قيد صحيح يساعد في التحقق من الهوية، لكنه لا يثبت وحده أن المنشأة قادرة ماليًا على سداد كل التزاماتها.

إذا رُفض الطلب أو ظهر خطأ

يجب أن يكون رفض طلب القيد مسببًا، ويحق لطالب القيد التظلم أمام الوزارة خلال ستين يومًا من إبلاغه بالرفض، وفق المادة السابعة. وإذا كان السبب نقصًا أو خطأً قابلًا للاستكمال، فقد تكون معالجة المستندات أسرع من الدخول في نزاع، بحسب سبب القرار.

وللأخطاء المادية أو الإجرائية مسار تصحيح في المادة 19: يصحح المسجل الخطأ خلال خمسة أيام من اكتشافه أو من طلبك. أما إذا كان الخلاف في حقيقة الملكية أو صلاحيات الإدارة، فلا يعامل كل نزاع موضوعي على أنه خطأ إملائي بسيط. ولمن صدر ضده قرار بموجب النظام التظلم أمام المحكمة المختصة خلال ثلاثين يومًا من تبليغه (المادة 25).

حلول عملية للطرفين

إذا كنت صاحب المنشأة:

• راجع سجلاتك الفرعية القديمة وضع خطة لتصحيحها قبل انتهاء مهلة الخمس سنوات.
• حدّث أي تغيير في المدير أو العنوان أو رأس المال خلال 15 يومًا، ولا تنتظر التأكيد السنوي.
• ضع موعد التأكيد السنوي في تقويمك، ويمكنك تقديمه قبل استحقاقه بثلاثين يومًا.
• استخرج الترخيص اللازم لكل نشاط جديد خلال تسعين يومًا من قيده.
• اعرض الرمز الإلكتروني الموحد في المتجر وعلى موقعك.

وإذا كنت تتعامل مع منشأة (مورد، عميل، دائن):

• تحقق من حالة القيد واسم المدير وصلاحياته قبل التوقيع، فالبيانات المقيدة حجة على التاجر.
• اطلب مستخرج بيانات تفصيلية إذا كان المبلغ كبيرًا.
• إذا وجدت القيد معلقًا، اطلب بيانًا بخطة المعالجة قبل التسليم أو الدفع.
• احتفظ بنسخة من بيانات السجل وقت التعاقد، فقد تتغير لاحقًا.

إذا كان عندك سجلات فرعية قديمة أو قيد معلق أو قرار رفض، أرسل لنا عبر واتساب صورة من حالة السجل والإشعارات التي وصلتك، ونوضح لك الخطوة الصحيحة.